Le Système d’Information (SI) sert toutes les fonctions de l’entreprise : conception, prototypage, fabrication, stockage, distribution, transport, commerce, administration des ventes, service après-vente, contrôle de gestion, finances, pilotage, etc. Il propose des solutions de plus en plus spécialisées pour répondre, en souplesse, à la stratégie d’entreprise et aux besoins exprimés par les utilisateurs.

Dans ce contexte, la Direction des Systèmes d’Informations (DSI) doit s’adapter à cette informatique de moins en moins « technique » et de plus en plus fonctionnelle avec un système d’information de plus en plus performant pour des investissements décroissants et maîtrisés.

Premier levier à mettre en œuvre : l’externalisation de la partie technique de votre système d’information qui vous donnera les moyens de vous concentrer sur les attentes de vos clients internes.

Vos enjeux :

• Orienter votre organisation vers les métiers de vos utilisateurs et déléguer la partie technique
• Adapter votre Système d’Information à la stratégie de votre entreprise, en toute indépendance des technologies installées
• Adapter le dimensionnement de votre équipe aux budgets, aux projets, aux urgences
• Piloter efficacement votre activité de développement, de maintenance et de support grâce à un reporting et des indicateurs qualité.

Notre réponse :

LES MISSIONS | AUDIT | INITIALISATION | OPÉRATIONNELLE | RESTITUTION

Elcimaï vous accompagne dans vos projets d’externalisation :
• Maintien en Conditions Opérationnelles (MCO) : Elcimaï assure la maintenabilité de vos applications
(cas d’applications en fin de vie et « non évolutives »)
• Tierce Maintenance Applicative (TMA) : Elcimaï assure la gestion du SI en place (en fin de vie) pour permettre à vos équipes internes de se mobiliser et de se concentrer sur les projets stratégiques pour l’entreprise (changement d’ERP par exemple)
• Infogérance Applicative : Elcimaï s’intègre, en souplesse, à votre organisation (département « Études ») en tant que « service support et de développement ». Vous définissez la stratégie, les priorités et les budgets, nous réalisons vos demandes dans le cadre d’engagements de services.

Les missions :
• Assistance de niveau 1 et de niveau 2 : répondre aux appels des utilisateurs et de votre DSI pour résoudre des incidents ou assister à l’utilisation de vos solutions informatiques
• Développement d’interventions (maintenance curative ou évolutive, projets) à partir de cahiers des charges et après acceptation de nos devis forfaitaires.

Un mode de gouvernance sera mis en place pour piloter l’activité : comité de projets, comité de pilotage, processus d’escalade. Le suivi de nos engagements de service (délais, qualité) sera assuré par la gestion des indicateurs choisis.

Pour fonctionner de manière optimale, une externalisation s’appuie sur un véritable esprit de partenariat (relation gagnant/gagnant) et sur les étapes suivantes ;
Audit préalable (10 à 15 jours) :
• Qualifier le périmètre et l’engagement de services attendus au démarrage
• Collecter les informations de volumétrie, de contexte, etc.
• Identifier les points clés
• Qualifier la documentation existante
• Quantifier l’effort de prise de connaissance
• Mesurer les attentes du client (rétro-documentation, criticité, etc.).

Résultats :
• Go ou No go
• Valorisation de la phase d’initialisation
• Rédaction d’un Plan d’Assurance Qualité (PAQ).

Phase d’initialisation (1 à 3 mois) :
• Structurer, définitivement, l’équipe attachée à cette phase et valider l’organisation pressentie
• Organiser le transfert de connaissance entre l’équipe Client et Elcimaï
• Démarrer la prestation en mode réel (assistance et interventions)
• Compéter le PAQ (mise en place des procédures de qualité et de gouvernance)
• Inventorier les composants et outils mis en œuvre
• Mettre en place les outils de suivi, de contrôle et de reporting, ainsi que la connexion inter-entreprises
• Rétro-documenter les applications critiques ou sensibles
• Finaliser l’organisation pour la phase opérationnelle.

Phase opérationnelle (3 à 10 ans) :
Hotline/Assistance
• Identifier les personnes en mesure d’appeler la Hotline
• Identifier les niveaux de gravité/incident
• Prendre un engagement de résolution ou de contournement sur la base du niveau de gravité défini
• Tracer les appels et les solutions apportées à travers un outil de workfow (GEMINI)
• Tracer les modifications (si intervention sur les données de production)
• Mesurer la performance de la Hotline.

Intervention
• Réceptionner un cahier des charges
• Pré-chiffrer ou chiffrer
• Go/No Go Client
• Rédiger un Plan Qualité Projet (PQP)
• Rédiger des spécifications
• Faire valider ces spécifications par le Client
• Planifier les développements
• Livrer par lots, si lotissement possible
• Mettre en production
• Mesure la performance, grâce aux indicateurs mis en place.

Documentation
• Workflow : documents ISO (devis, PV de recette, documents de mise en production, etc.)
• Documentation technique :
- Si la base documentaire Client est à jour et nomenclaturée, Elcimaï se fond dans le modèle en place
- Si ce n’est pas le cas, Elcimaï propose ses propres nomenclature et approche.

Phase de restitution :
• Fin du contrat (reprise par l’informatique interne ou par un autre prestataire)
• Assurer un transfert de connaissance vers l’organisation définie
• Valider la documentation établie durant la phase de opérationnelle.

Références

Retrouvez bientôt cette nouvelle rubrique.